パソコンが普及する以前の業務での大量の資料の整理の実例として
昔の資料管理
現在でも各種資料はファイリングをし、書庫に整理する事は多くの資料を扱う者にとってごく普通の光景です。
最近、ようやく、納税事務で『電磁記録の保存承認申請』をすることで紙でなく、データでの管理も許されるようになって来ました。
今は、HDDやSSD、USBのデータ保管で全て出来てしまいます。
定期的なバックアップで、ほぼ完璧です。
ここで、パソコンが普及する以前(昭和後期)はどのように書類を整理、管理していたかを紹介します。
ファイルの管理場所
まず、自分の事務机を持つ、入社時からの憧れです。次に机の隣に脇机を置き、その中にファイルがたくさん入っている、こんなイメージを持って頂けるとその当時のファイルの管理が理解出来ようかと思います。
ファイルが増えれば
ファイルにはそれぞれ名前を記入し資料が出来る度に上へ上へとファイルして行きます。
いつの間にかファイルは厚くなり、引き出しへ入らなくなります。そうすると次は書庫の出番です。書庫にファイルが整然と並ぶこれが管理だと言わんばかりの状態です。
ファイルの共有化
こうなると事務所が広く必要です、また書庫のスペースも必要になります。次は個人管理を止め、共通ファイルにして必要なファイルを仲間と共用で使用する。持ち出しの場合は持ち出し札をファイルのあった場所に入れ持ち出す。またファイルを返却する時や、欠品していた場合に一目で判断出来るようにファイルの表紙に斜めの線を引き、１箇所でも抜ければ直ぐ発見出来るような状態にしていたと記憶しています。
過渡期にしては進歩が遅い
いずれにしても現在も紙の書類の保管を必要とする事例は多くあります。
まだまだ世の中で通用するのは紙の記録が多く存在していると感じます。
進歩の少ない分野であるように感じます。
今後のファイルは？
今後はデータ保管が基本となります。まだ過渡期であり紙とデータと両方を必要としたり安全の為、両方の管理をしたり、となっていますが今後は間違いなくデータ管理（保管）の方向へ行くものと思っています。
自己防衛は
政府としてようやくデジタル庁が発足し本腰を入れたデジタル化が進み始めました。
我々国民も同じく、デジタル化を進めるべきでしょう。しかし方針はある日突然に変更する場合もあり、常にバックアップ体制のあるデジタル化が重要と感じます。
